SUNGAI RAYA — Pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kubu Raya kini tak lagi hanya mengandalkan tumpukan berkas fisik. Digitalisasi melalui aplikasi Srikandi menjadi tulang punggung baru sistem kearsipan daerah, dengan nilai capaian yang disebut cukup baik di tingkat kabupaten.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kubu Raya, Rudy Fitriyanto, mengakui transformasi ini masih menghadapi sejumlah pekerjaan rumah. "Sarana dan prasarana di setiap OPD masih kurang, sumber daya manusianya juga terbatas, termasuk keberpihakan penganggaran terhadap kegiatan kearsipan yang belum maksimal," katanya di Sungai Raya, Minggu.
Arsip Bukan Sekadar Dokumen Tua
Menurut Rudy, arsip memiliki fungsi strategis yang kerap dipandang sebelah mata. Ia menegaskan bahwa dokumen-dokumen tersebut merupakan bukti pertanggungjawaban administrasi sekaligus memori kolektif pembangunan daerah.
"Arsip bukan sekadar dokumen administratif, tetapi juga menjadi bukti pertanggungjawaban, sumber informasi resmi, dan memori kolektif daerah yang mencerminkan perjalanan pembangunan Kabupaten Kubu Raya," ujarnya.
Dua Jalur Kearsipan: Digital dan Konvensional
Meski gencar mendorong sistem digital, Pemkab Kubu Raya tidak serta-merta meninggalkan arsip konvensional. Keduanya disebut harus berjalan beriringan agar tenaga kearsipan semakin profesional.
"Kearsipan itu ada dua, digital dan konvensional. Keduanya harus terus kita tata," tambah Rudy.
Untuk mengantisipasi kebocoran data pada sistem digital, pengamanan diperkuat melalui sistem keamanan siber yang diintegrasikan dengan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) bersama Dinas Komunikasi dan Informatika setempat.
Pembinaan untuk Seragamkan Standar
Pemkab Kubu Raya baru-baru ini menggelar pembinaan dan pengelolaan arsip bagi para arsiparis dan pengelola di seluruh perangkat daerah. Kegiatan ini bertujuan menciptakan keseragaman pengelolaan arsip, sekaligus meningkatkan kesadaran bahwa arsip merupakan aset daerah yang bernilai.
Rudy mengakui, dari hasil pengawasan di sejumlah organisasi perangkat daerah (OPD), masih ditemukan kendala klasik seperti keterbatasan fasilitas dan minimnya tenaga ahli. Ke depan, dukungan anggaran menjadi kunci agar tata kelola arsip di Kubu Raya bisa lebih optimal dan benar-benar menopang birokrasi yang modern.
